La correcta gestión de la facturación es un pilar básico para cualquier empresa o autónomo. Además tener el control de tus facturas mejora el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales, que como titular una actividad económica tienes que afrontar.
EL IRPF EN LA FACTURA
En la mayoría de los casos, cuando un autónomo presta servicios profesionales a otro autónomo o una empresa debe aplicar retención de IRPF ¿Por qué? Porque de lo contrario tendrías que compensar estos ingresos sin retención en la declaración de la Renta y seguramente te saldría a pagar. En ningún caso tendrás que aplicar retención si tu factura es a un particular. Básicamente porque no tiene modo de ingresar en Hacienda la cantidad retenida.
En resumen: Aplicarás retención si el destinatario es autónomo o empresa y no lo harás si facturas a una persona. ¿Y qué % de retención se aplica? Con carácter general, si estás dado de alta en actividades profesionales, tendrás que emitir tus facturas con un 15% de retención. Si estás en tus dos primeros años de alta, puedes aplicar un 7%.
EL IVA DE LA FACTURA
La mayor parte de las empresas y autónomos tienen que incluir IVA al facturar la venta de bienes o la prestación de servicios, tanto si es para un particular, una empresa u otro autónomo. Este impuesto aumenta el importe a cobrar de tu factura, pero tienes que tener claro que esa cantidad no es tu dinero. En este caso eres un mero “recaudador” de impuestos y tendrás que ingresarlo trimestralmente en Hacienda al presentar la declaración del IVA.
Con carácter general, el tipo de IVA que tendrás que aplicar será el 21%, pero también hay algunas actividades que aplican un tipo reducido del 10% (transporte, hostelería), otras pocas el súper reducido del 4% (alimentación, libros, medicamentos) o incluso pueden estar exentas (educación, sanidad). En tus facturas tendrás que indicar claramente el tipo y la cuota de IVA, así como el motivo en caso de que no tengas que aplicarlo.
EL NUMERO DE FACTURA
Aunque no lo parece, el NUMERO de factura es uno de los datos más importantes. Cada factura debe llevar un número correlativo, que garantice que sea única y que no haya dos con el mismo número. Tampoco puede haber saltos, ya que podrías tener problemas con la Agencia Tributaria si piensa que estás dejando de declarar alguna factura.
También se podrán incluir SERIES en la numeración cuando se cuente con varios establecimientos o se realicen operaciones de distinta naturaleza. No obstante las series serán obligatorias para las facturas rectificativas.
LA FECHA DE LA FACTURA
Al igual que el número de factura, la fecha también tiene que ser correlativa y no tiene que haber saltos para evitar problemas con Hacienda. Un buen sistema es hacer todas las facturas el último día del mes y no ir haciéndolas sobre la marcha.
Por regla general, las facturas tienen que expedirse antes del día 16 del mes siguiente. Es decir, una factura de unos servicios realizados en agosto se tiene que expedir, con fecha de agosto, como muy tarde el día 15 de septiembre.
FACTURAR AL EXTRANJERO
Son muchos los aspectos que debes tener presente a la hora de facturar, más aún cuando vas a vender tus productos o servicios a clientes que residen en el extranjero y cuya entrega se va a realizar en el país de destino. Dónde reside el cliente, qué tipo de cliente es y qué vas a facturar, si es producto o servicio, influye directamente en el tipo de IVA. ¿Factura con IVA o sin IVA?
Por regla general, si facturas dentro de la UE tendrás que darte de alta en el ROI antes de empezar a operar. A partir de ese momento no aplicarás IVA si la factura la emites a un profesional o empresa, sin embargo sí que lo añadirás si es a un particular.
En el caso de que factures fuera de la UE, las exportaciones de bienes están exentas tanto si el destinatario es un particular, profesional o empresa. Sin embargo, sí que estarán sujetas las prestaciones de servicios a un particular.
LA BASE IMPONIBLE DE LA FACTURA
La BASE IMPONIBLE de una factura es la cantidad sobre la que se calculan los impuestos, la suma de todos los productos vendidos o servicios prestados a un mismo cliente en un periodo determinado. La base imponible tiene que aparecer siempre en la factura.
Toda transacción económica está sometida a la aplicación de impuestos tales como el IVA o el IRPF. El resultado de aplicar el tipo de impuesto por la base imponible se denomina CUOTA TRIBUTARIA. La cuota tributaria se tiene que sumar y/o restar a la base imponible para dar como resultado el importe total de la factura.
¿CÓMO HACER LAS FACTURAS?
Los softwares de facturación online y los ERPs han simplificado el proceso de gestión de la facturación, pero según nuestro punto de vista, la inversión solamente tiene justificación en unos determinados niveles de facturación. Al final, a esos programas le tienes que meter igualmente los conceptos, cantidades, importes…
Si tienes que emitir aproximadamente unas 10 facturas al mes, nosotros seguimos apostando por el formato excel, modificando solamente los datos que cambien cada vez. Cuando la tengas lista, la guardas en PDF y se la mandas a tu cliente por email.
La confección de las facturas puede parecer una tarea sencilla si sabes como hacerlo, pero a veces se dan ciertas circunstancias que se escapan de lo habitual y que requieren de la ayuda de un asesor externo, para evitar cometer un error que acarree una sanción tributaria.
